De norm HKZ Kleine Organisaties is herzien, het vervangt de norm uit 2010 en daarmee voldoet het weer aan de meest actuele kwaliteitskaders en wet- en regelgeving.

Nieuwe organisaties kunnen direct starten met de implementatie van de HKZ Kleine Organisaties 2021 en kunnen hiervoor gecertificeerd worden. Voor organisaties die al HKZ KO 2010 gecertificeerd zijn, geldt een overgangsperiode tot 5 oktober 2023. Op die datum moeten alle organisaties over zijn op de 2021-versie.

Wij helpen organisaties bij de transitie voor de vaste lage prijs van € 495. In een online bijeenkomst maken we gezamenlijk een kwaliteitshandboek die volledig aan de nieuwe norm voldoet. De organisatie gaat zelf aan de slag met de implementatie. Op een later moment helpen we bij de organisatiebeoordeling. Daarmee is de organisatie helemaal klaar voor de externe audit.

De indeling van de HKZ Kleine organisaties versie 2021 is anders dan de vorige versie uit 2010 waar er 9 hoofdstukken zijn:

Hoofdstuk 1: Randvoorwaarden voor goede zorg en dienstverlening (contextanalyse, missie en visie, doelen en leiderschap).

Net als in de grote broer ISO 9001:2015 is een contextanalyse toegevoegd, waarbij de organisatie in kaart brengt wie en wat invloed heeft op de organisatie en wat voor maatregelen genomen kunnen worden om hier op te anticiperen.

Ook is leiderschap toegevoegd. Daarbij gaat het vooral om hoe de directie vorm geeft aan de voorbeeldfunctie.

Hoofdstuk 2: Afspraken over zorg en dienstverlening (afspraken over de werkwijze, personeel en hoofd- en onderaanneming, werkomgeving, materiaal en middelen).

In dit hoofdstuk zijn aanvullende regels rondom personeel opgesteld. Ook de afspraken tussen hoofd- en onderaannemers zijn expliciet benoemd in de norm. Zo moet er contractueel aandacht worden besteed aan kwaliteit en eindverantwoordelijkheid van de geleverde zorg, omgang met het zorgdossier, beoordeling van de geleverde kwaliteit van zorg.

Hoofdstuk 3: Cliënt (informatievoorziening, individuele risicoanalyse en het zorgplan).

Inhoudelijk veranderd er niet veel in dit hoofdstuk. Hierbij gaat het om (het uitvoeren van) risico inventarisatie op cliëntniveau, het zorgdossier en de eisen die hieraan gesteld worden.

Hoofdstuk 4: Leren en verbeteren (Tevredenheid cliënt en medewerker, inspraak en medezeggenschap en de analyse van incidenten en klachten. Dit alles komt dan samen in de organisatiebeoordeling).

Leren en verbeteren was al onderdeel van de 2010 versie. Wel zijn er aanscherpingen; de wettelijke verplichtingen in de wkkgz zijn expliciet opgenomen: de klachtenfunctionaris en de aansluiting bij een geschillencommissie.

De organisatiebeoordeling is aangescherpt. De effectbeoordeling heeft hierin een duidelijker plaats gekregen.

Deze nieuwe norm biedt een kans aan organisaties om een verbeterslag te maken; kan het managementsysteem niet eenvoudiger, minder documenten, minder registraties, meer onderdeel van het dagelijks werk. Is het wellicht tijd om een digitaal managementsysteem te implementeren om de stress zo vlak voor een audit te verminderen?