Certificeringstrajecten – Van HKZ Kleine Organisaties naar ISO 9001

Klantcasus - van HKZ Kleine Organisaties naar ISO 9001

Alertzorg en Welzijn is sinds 2009 actief in de thuiszorg en revalidatie. Alertzorg heeft een groeiproces meegemaakt van een kleine club enthousiastelingen tot een professionele  organisatie met meerdere gedreven en gepassioneerde zorg-professionals. VMB – Consult is bij de  transitie betrokken geweest, zowel naar de HKZ certificering Kleine Organisaties als bij de transitie naar ISO 9001. Jan van ’t Hof, bestuurder van Alertzorg, kijkt terug op de groei-fase, de beide certificeringstrajecten en zijn ervaringen met VMB – Consult.

HKZ Kleine Organisaties– kies de partner die past bij jouw budget en doelstelling

In eerste instantie wilde Alertzorg de HKZ certificering Kleine Organisaties volledig zelf doen. Jan van ’t Hof zegt hierover: “We hadden ons ingelezen in de HKZ norm en de wet & regelgeving. Maar het traject voelde toch als een moerasgebied en we merkten al snel dat een certificeringstraject sneller en beter gaat als het uitbesteed wordt”. Alertzorg startte in eerste instantie een begeleidingstraject met een adviesbureau maar heeft dit traject voortijdig beëindigd. “Ondanks dat de gesprekken en de vragenlijsten ons goede inzichten gaven waar we zoal over moesten nadenken, bleek dat de uren van het adviesbureau al snel opliepen.” Alertzorg heeft daarna geprobeerd de certificering via een volledig digitaal collectief te doen. “Een volledig digitale omgeving met alle HKZ documentatie was beter betaalbaar”, zegt Jan ’t Hof, “maar we misten hierbij toch de begeleiding.”

“We zochten een praktische, effectieve en ervaren adviseur die paste bij ons budget voor de HKZ certificering. Na een Google-actie kwamen we bij VMB – Consult terecht.” Onze adviseur, Vivian, maakte ons in één dag duidelijk wát er nodig was om volledig voor certificering voorbereid te zijn”, zegt Jan van ’t Hof.

“Vivian kwam langs en haar aanpak was eigenlijk heel direct”, herinnert Jan van ’t Hof zich. “Ze vroeg uit wat we allemaal deden en hoe onze werkprocessen waren. Onze antwoorden verwerkte ze direct in het handboek en alle andere onderdelen die bij de audit naar voren zouden komen.”

“Haar gestructureerde aanpak en focus op wat praktisch nodig was, beviel ons erg goed”, bevestigt Jan. “In één dag waren we grotendeels klaar waren voor certificering, zonder lange plannen of lijstjes”.

Lees hier meer over de certificering HKZ Kleine organisaties.

Transitie van HKZ Kleine Organisaties naar ISO – complex en toch vrij simpel

De groei van Altertzorg, zowel in projecten als in medewerkers, zorgde ervoor dat bepaalde aspecten beter in de bedrijfsvoering geïntegreerd moesten worden. “We merkten dat we de kwaliteit van onze dienstverlening alleen konden blijven garanderen, als we de financiële planning ook onder controle konden houden”, licht Jan van ’t Hof toe. “Het simpelweg uitbetalen van uren op projectbasis veranderde naar vaste maandelijkse salarissen en bijkomende financiële verplichtingen zoals vakantiegeld, pensioenbijdrages en km-vergoedingen.”

De groei van Alertzorg zorgde daarnaast ook voor operationele veranderingen. Het aspect KPI deed zijn intrede in de bedrijfsvoering. Jan geeft als voorbeeld de kleine persoonlijke contactmomentjes die typerend zijn voor de persoonlijke aandacht; “Waar contact-momentjes tussen de wijkverpleegkundige en de ccliënt voorheen gewoon onderdeel waren van onze dienstverlening, kreeg deze activiteit bij meerdere verpleegkundigen in vaste dienst ook een bedrijfsmatig aspect”, licht Jan toe. “Deze contactmomentjes dienden ook gepland te worden…”

Omdat de certificering  HKZ Kleine Organisaties niet meer aansloot bij de groei van organisatie en uitdagingen, is Alertzorg zich met VMB – Consult gaan oriënteren op een nieuw managementsysteem.

HKZ VVT of ISO 9001?

Alertzorg heeft HKZ VVT en ISO 9001 vergeleken. Voor Alertzorg waren beide normenkaders mogelijk als basis voor het nieuwe managementsysteem. Er is uiteindelijk gekozen voor ISO 9001 omdat deze wat meer nadruk legt op de bestuurlijke processen, indicatoren en risico’s waarbij HKZ meer nadruk legt op het beschrijven van de zorgprocessen en checklijsten op basis van zorgwetten.

“Door de positieve ervaring met VMB – Consult bij het voorgaande traject, hebben wij hen ook direct betrokken bij de transitie naar de ISO 9001 certificering.”

VMB – Consult heeft het project geleid waardoor Alertzorg de omslag kon maken naar een nieuw bedrijfshandboek en een nieuwe, efficiënte wijze van het bijhouden van processen. Jan van ’t Hof kijkt tevreden terug op dit traject: “We merkten dat het managementsysteem op basis van ISO 9001 erg complex kon worden.

Dat we toch in relatief korte tijd ons oude managementsysteem snel konden omzetten, kwam door de focus die VMB – Consult ons hielp aanbrengen op wat écht meerwaarde voor ons had en wat écht noodzakelijk was”.

VMB – Consult hielp met het opnieuw vormgeven van het kwaliteitshandboek, het maken van de risico-analyse en het herinrichten van de management-cyclus op basis van ISO 9001. “Het nieuwe managementsysteem heeft bijgedragen aan het stroomlijnen van onze organisatie. We hebben medewerkers betrokken bij het nieuwe managementsysteem waardoor we het snel hebben kunnen implementeren.”

Al met al leek de transitie erg moeilijk maar achteraf gezien verliep het eigenlijk vrij simpel. De ISO 9001 certificering is via Dekra behaald en was uiteindelijk een vrij eenvoudige exercitie”, besluit Jan.   

Klaar om ook jouw kwaliteit naar een hoger niveau te tillen?

2018

Zijn wij opgericht

50+

ISO & HKZ certificeringen

20+

Jaar ervaring in certificeringsbegeleiding

Onze aanpak

Resultaat gericht

Wij staan voor praktisch kwaliteitsmanagement. Nuttig voor de ondernemer, handig voor de medewerkers. Geen lijstjes om de lijstjes. Het uitgangspunt: kwaliteit is van iedereen, niet van een kwaliteitsmanager of “omdat het moet van de auditor”.

Onze kernwaarden

less = more

Praktische info en taken in een up2date auditeerbaar managementsysteem

Praktisch samenwerken

Met praktische begeleiding tot aan de externe audit wordt kwaliteit van iedereen

Meerwaarde

Ondersteuning bij het continu verbeteren van de zorgverlening en klanttevredenheid